Exact Financials (v3)

Finance Manual - Gebruik maken van een factuurregister

Gebruik maken van een factuurregister

Inleiding

Alle inkomende facturen kunnen worden geregistreerd in het inkomend-factuurregister. Het inkomend-factuurregister is vooral bruikbaar om de inkomende-facturenstroom te controleren en om deze facturen te bewaken in de organisatie. Dit geldt ook voor facturen die - om een of andere reden - niet worden gejournaliseerd.

Als deze facturen eenmaal zijn geregistreerd, kunnen deze facturen worden gevolgd, zelfs als de openstaande post voor deze factuur nog niet is aangemaakt.

In eerste instantie, is de benodigde in te voeren informatie gelimiteerd. De factuur kan op een later moment worden gecompleteerd (tijdens het invoeren van een boeking in het inkoopboek of tijdens het invoeren van een inkoopfactuur in Exact Purchase), dit hoeft niet te worden gedaan door degene die de oorspronkelijke factuur heeft ingeboekt.

Procedure

• Creëren factuurhouders. Voor elke factuur die is geregistreerd, kunt u aangeven wie de houder is van die factuur.
• Registreren facturen . Invoeren van alle facturen in het centrale register.
• Controleren ingekomen facturen. U dient elke inkomende factuur te controleren. U kunt dit doen met behulp van overzichten.
• Wijzigen van geregistreerde facturen. U kunt de status of de houder van een geregistreerde factuur wijzigen.
• Fiatteren inkomende facturen. U kunt, afhankelijk van een optie in uw instellingen, alle inkomende facturen fiatteren voordat deze kunnen worden geselecteerd in het inkoopboek.
• Verwijderen facturen. U kunt facturen verwijderen van afgesloten boekjaren.

Creëren factuurhouders

De factuurhouder is de persoon die verantwoordelijk is voor de factuur, bijvoorbeeld de persoon die de factuur dient te fiatteren of degene die de inkomende factuur journaliseert in het inkoopboek. Gebruik [Tabellen, Onderhoud, Factuurhouders] om factuurhouders te creëren. Controleer de aangemaakte factuurhouders in [Tabellen, Overzichten, Factuurhouders].

Registreren van facturen in het inkomend-factuurregister

Het inkomend-factuurregister kan worden gebruikt als centraal invoerpunt voor alle ontvangen facturen.

De informatie die wordt ingevoerd bij het registreren van de ingekomen factuur [ Crediteuren, Inkomende facturen, Registreren inkomende facturen ], hangt af van de administratieve organisatie van uw bedrijf. Als u een factuur gaat registreren, dient u alleen de kopregelinformatie in te geven (de crediteur, factuurdatum, valutacode en factuurhouder). De factuur kan op een later tijdstip worden gecompleteerd, bijvoorbeeld na controle, maar voor fiattering.

In [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Inkoop', kunt u in 'Boekstuknummer' het nummer invullen dat u aan uw eerstvolgende factuur wilt toekennen. Dit nummer zal gesuggereerd worden als u een factuur invoert in het facturenregister. Nadat u dit nummer voor een factuur gebruikt heeft, zal het nummer in de instellingen automatisch met '1' verhoogd worden.

• Openstaande posten worden niet gegenereerd voor facturen die zijn ingevoerd in het inkomend-factuurregister. De openstaande post wordt aangemaakt bij het journaliseren van de facturen.

Controleren ingekomen facturen

Gebruik voor het controleren van de inkomende facturen de overzichtsfuncties in [Crediteuren, Inkomende facturen, Overzicht facturen]. Er zijn drie overzichten:

• Een overzicht per houder: Dit overzicht toont alle geregistreerde facturen per factuurhouder.
• Een overzicht per crediteur: Dit overzicht toont alle geregistreerde facturen per crediteur.
• Een overzicht per boekstuknummer: Dit overzicht toont alle geregistreerde facturen op boekstuknummer.

Wijzigen van geregistreerde facturen

Indien u informatie wilt toevoegen of een factuur wilt wijzigen dan kunt u [Crediteuren, Inkomende facturen, Registreren inkomende facturen], [Crediteuren, Inkomende facturen, Wijzig factuurhouders] of [Crediteuren, Inkomende facturen, Wijzig factuurstatus] gebruiken. Aangezien deze functies in essentie hetzelfde zijn, zal alleen [Crediteuren, Inkomende facturen, Wijzig factuurstatus] worden beschreven. Gebruik [Crediteuren, Inkomende facturen, Wijzig factuurstatus ] of [Crediteuren, Inkomende facturen, Wijzig factuurhouders] om de status of de factuurhouder te wijzigen. Voor het wijzigen van de kopregel, gebruik [Crediteuren, Inkomende facturen, Registreren inkomende facturen].

Fiatteren inkomende facturen

Indien u de instelling 'Fiatteren inkomende facturen' op het tabblad 'Aanschaf' in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] aanzet, dan bent u verplicht uw ingekomen facturen te fiatteren [ Crediteuren, Inkomende facturen, Fiatteren inkomende facturen ] voordat deze kunnen worden geselecteerd in het inkoopboek.

Verwijderen facturen

Verwijder facturen in [Crediteuren, Inkomende facturen, Verwijder ingekomen facturen]. Dit kan enkel als het financiële jaar is afgesloten.

Houdt er rekening mee dat het vaak niet nodig is om incorrecte facturen te verwijderen, omdat bijna alle informatie van de inkomende factuur kan worden gewijzigd in [Crediteuren, Inkomende facturen, Registreren inkomende facturen] en [Crediteuren, Inkomende facturen, Wijzig factuurhouders].

Finance Manual > Inhoud > Gebruik maken van een factuurregister